タイ研修いってきました
2013.07.26

無駄な会議をなくすためのシンプルな6つのルール

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こんにちは。レジット代表の浅井です。

 

会社によって会議内容は異なると思います。

私が無駄な会議をなくすよう心がけているシンプルな6つのルールをご紹介したいと思います。

 

会議の目的を定義する

会議の始まりに「この会議の目的は何か?」という事を尋ねると、会議が議題とは関係のない道筋に逸れ、

さらにそれを掘り下げてしまうということがなくなり、人々が1つのポイントに集中して進める事が可能です。

出来ているようでできていないので、会議の最初に「今回の会議の目的」を司会者が話すのがいいかもしれません。

さらに言うと、「今回の会議のゴール」もは話してください。

そうすることにより、会議がスムーズに進行します。

 

 

司会進行者を決める

会議を車の運転に例えた時、誰か1人がハンドルを握る必要があります。

1人以上の人間がハンドルを握ると、車を道に沿って動かす事は非常に困難です。

運転手はディスカッションが誰か1人に支配されないように、そして話合いの道筋があるべき道から逸れないようにし、会議を適切に進めるという役割を果たします。

 

 

会議の基本的な原則をはっきりさせる

会議はすぐに本筋を逸れてしまいます。

言葉はパワーであり、ゆえに人々がキーワードやフレーズ・コンセプトについて同じ認識を持ってテーブルを囲むこという事が重要になってきます。

その為に基本的な原則をはっきりさせることに時間を割くことが、会議の質をあげ結果無駄な会議とならなくて済みます。

 

 

記録係りを割り当てる

記録は、タイピングが速い人や速記ができる人が1文字1句記録するべきではなく、むしろミーティングの目的をうまく記述し、ミーティングの状況を理解して重要なポイントを記録できる人が行うべきです。

これによって何が話し合われ、合意がされたのか、という点についての記録を行い、会議に参加できなかった人にとって非常に価値のあるものになるでしょう。

 

 

会議を要約する

重要な結論・実行項目及び次のステップに進む為に必要なアカウンタビリティーの要約なしにで会議を終えないで下さい。

会議が長くなり、人々が次の予定へと向かいだした時、一番最初に嫌がられるのが要約です。

さらに、予定があると会議より次の予定の事が気になりだし、今回の会議内容がまったく頭に入ってない人がでてきます。

会議の要約はミーティングのうち最も重要な事柄の為、出席者をしっかりとイスに座らせ要約に集中して下さい。

 

 

改良できる点を尋ねる

会議の終わりに参加者達に話し合っている対象を有意義にしたり、将来的に改良したりできる事があるかどうか尋ねてフィードバックを得るのも一つの方法。

もし何もなければ、会議の目標やフォーマットを変えたり、カレンダーを取り外す必要があります。

次の会議が必要であるかどうか、という事を知る為にはそれ以上にいい方法はないのです。

 

 

まとめ

いかがでしたか?参考になりましたか?

無駄な会議程、時間が無駄な物はありませんね。

必要だから会議をまずします。その軸がブレないように気をつけて下さい。
効率よく要点に集中した意味のある会議をみなさんも心がけておこなっていきましょう!
この記事を書いた人

浅井 脩太郎代表取締役

バスケット、フットサル、ゴルフ、スノボに将棋やチェス。多趣味のため、常にお金がない。 学生時代、地層に興味を持ち『土木』を学ぶ。社会人では、苦手分野である『IT』の世界へ。良き上司、良き先輩、良き同期、良き後輩に恵まれ、楽しい時間を過ごす。コンサルティング業務、システム開発では上流工程から下流工程のすべての業務に従事。 2013年、株式会社レジット創業。

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