タイ研修いってきました
2015.01.06

仕事が捗る!効果的なタイムマネジメント方法 5ステップ

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タイムマネジメント

明けましておめでとうございます!
久しぶりの投稿です!
これから定期的に更新していくので皆さん見てください!

みなさん 仕事始めから数日
新年早々、仕事が終わらず、残業の日々が続いてはいませんか??
しかしこれを読んで実践すれば
誰でも仕事をうまく回せるようになり仕事のクオリティが上がります!!

新年があけ目標を新たにした人も多いと思います。
目標達成できるよう、タイムマネジメント法をご紹介します。

効果的なタイムマネジメント方法 5ステップ

ToDoリスト

朝一番にToDoリストを作成する。
ToDoリストとはその日自分がやるべき仕事をすべて書き出した箇条書きのリストです。
これを書くことで1日の仕事量が一目でわかります。
書き出した横に着手順と所要時間を記入します。
20分以内に終わる仕事は先に片付けると効果的です。
残りの仕事が減り達成感がやる気を生み出してくれます。
その日に発生した作業は着手日と締切日を記入します。
これで自分の仕事が一目瞭然です。

グループワークの工程表

グループで進める仕事は工程表を作成する。
工程表の作り方を身につけ、後輩に引き継げればその部門の将来は安泰です。
工程表を作るには3つのステップがあります。
①タスク(=期限のある仕事)を洗い出す。
②タスクに担当を割り当てる。
③工程表を作成する。
タスクを洗い出すのはToDoリスト作成と同じ要領です。
担当を可視化することで一人に負担が集中することがなくなります。
それぞれのタスクの着手日と完了日を表にまとめます。
グループの成員が工程表を確認しながら作業していればリリース日前になって焦ることがなくなるでしょう。

時間の可視化

ここまできたら、さっそく自分の仕事に着手です。
が、リスト化できてもそれぞれの仕事にかけられる時間を誤っていたらリスト化した意味がありません。
・所要時間を明確にする
所要時間が不明な仕事は30分ほど作業をやってみましょう。
30分ほど着手すると全体の見通しが立てられます。
着手して実際にかかる時間を明確にしてから仕事に取り組むと効果的です。
・中断されない時間の確保
人が来なく、電話がない場所で仕事する。
電話は折り返しかけてもらうのではなく、こちらからかけるようにすると、時間をうまく使えます。

 

会議の時間を活用する

会議の時間を取られ仕事が進まないとお悩みの方
会議の時間を無駄な時間としないために
①会議の目的
②会議後のアクション項目
アクション項目を明確にし、担当責任者が決まる会議は仕事に必要な会議です。
反対にこれらの条件を満たさない会議は不十分なので改善しましょう。

 

 

モチベーションと付き合う

・集中できる時間は日によって異なる
1日で集中できる合計時間は日によってまちまち。
気分がのっているときに集中して、集中できない日はリラックスしてから取り組みましょう。
・大きい仕事は細かいタスクに分ける
仕事が大きく手をつけるのに踏ん張りが必要な仕事は細かいタスクに分けて取り組むと効果的
・スケジュールを組むときは1日405時間で終わる仕事量しかいれない
仕事の時間キツキツに予定を組み入れず、予備としてあけておくこと
そうすると詰まった時に焦らず、他の仕事が入らなかった時には
タスクを前倒しにできてモチベーションを上げられる。

 

まとめ

新年が明け、今年の目標を立てた方
目標を立てても実現できず1年が終わってしまうことが多い方
このタイムマネジメント法を役立てて目標達成してくれたら嬉しいです。
~参考~
http://www.insource.co.jp/kataru/ooshima_4.html
http://gihyo.jp/lifestyle/serial/01/timemanage
http://cyblog.jp/modules/weblogs/7294

この記事を書いた人

松浦 啓太WEBディレクター/WEBプランナー

WEBディレクター/WEBプランナーの松浦啓太と申します。 LEGITのマスコットキャラクターを目指して日々体を大きくする為に食べてます。 自然とお酒と美味しい物が大好きで、その四季に応じた場所を攻めて、美味しいお酒と食べ物を探してます。 でも、やっぱり一番LEGITが好き。好きな言葉は『チュパカブラ』です。 2013年、株式会社レジット創業。

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